Qualitätsmanagement
Was ist das,
warum brauche ich das?
Warum benötigt es Qualitätsmanagement für Steuerberatungen?
Steuerberater:innen sind ein wesentlicher und zentraler Bestandteil für den Wirtschaftsstandort Österreich. Sie sind die kompetentesten Ansprechpartner:innen, wenn es um Steuerfragen geht. Darüber hinaus beraten sie Ihre Klient:innen bei der Finanzplanung, Kostenrechnung oder auch in generellen wirtschaftlichen Fragestellungen. Die Optimierung des wirtschaftlichen Erfolges ihrer Klient:innen ist dabei das zentrale Anliegen.
Um die Beratungsleistungen auf dem geforderten hohen Niveau erbringen zu können, sind Steuerberatungskanzleien gefordert, eine hohe Qualität in ihrer Arbeit in allen Belangen sicherzustellen. Diese Qualität wird in fachlicher Hinsicht über klare Voraussetzungen für den Berufszugang gewährleistet.
Neben der facheinschlägigen Qualität sind Steuerberatungskanzleien auch gefordert, die Qualität in der Unternehmensorganisation zu gewährleisten. Die Einhaltung aller behördlichen und gesetzlichen Richtlinien sowie aller spezifischen Kundenanforderungen muss gewährleistet sein. Der Umgang mit hochsensiblen Finanzdaten bildet dabei eine zusätzliche Herausforderung.
Die "Qualität" einer Steuerberatungs-kanzlei
Qualität ist für jede Steuerberatungskanzlei ein wesentlicher und bestimmender Erfolgsfaktor. In einem Umfeld, das einerseits durch stark reglementierende gesetzliche und behördliche Vorgaben und andererseits auch durch kundenspezifische, individuelle Beratungsleistungen gekennzeichnet ist, besteht ein hoher Anspruch, sowohl was die inhaltlich/fachliche Qualität, aber auch was die organisatorische Qualität bei der Leistungserbringung betrifft.
Zur Sicherung der Qualität in der Leistungserbringung sind für Steuerberatungskanzleien sowohl die speziellen Faktoren des Berufsstandes, als auch Organisation und Management der Steuerberatungskanzlei maßgeblich.
Viele Faktoren, die die Qualität beeinflussen, sind für Steuerberatungskanzleien schon durch die Erlangung der Berufsbefähigung bzw. durch Berufs(ausübungs)grundsätze gegeben. Diese werden durch das Wirtschaftstreuhandberufsgesetz (WTBG), die Berufsauffassung sowie Fachgutachten, Richtlinien und Stellungnahmen von nationalen und internationalen Berufsorganisationen bestimmt.
Aber auch sonstige Tätigkeiten und Leistungen, die nicht gesetzlich oder durch bindende Vorschriften geregelt sind, erfordern die Kenntnis der aktuellen und anerkannten betriebswirtschaftlichen und unternehmerischen Grundsätze („state of the art“) und bestimmen damit den Qualitätsanspruch an berufliche Leistungen.
Über diese speziellen Faktoren des Berufsstandes hinaus ist jede Steuerberatungskanzlei ein Unternehmen. Die Steuerberatungskanzlei bedarf damit auch einer unternehmerischen Organisation und eines Managements. Die Organisation bezieht den Aufbau des Unternehmens (Organigramm) sowie die Arbeitsabläufe (Prozessgestaltung) mit ein. Zentraler Inhalt des Managements ist die Planung, Organisation und Durchführung von Maßnahmen zur Erreichung der Unternehmensziele.
Eine Kernaufgabe des Managements ist das Qualitätsmanagement. Es bezieht sich auf alle Maßnahmen, die die Qualität der Leistungserbringung beeinflussen.
Systematisches Qualitätsmanagement in einer Steuerberatungskanzlei
Das Thema Qualitätsmanagement wurde im Laufe des 20. Jahrhunderts verstärkt vor allem von der Großindustrie aufgegriffen. Es wurden Normen entwickelt um Produkte und Abläufe zu vereinheitlichen. Diese Einzelnormen wurden weiterentwickelt zu Modellen, die möglichst alle für die Qualität relevanten Unternehmensbereiche abdecken. Die Einflussfaktoren auf die Qualität eines Unternehmens werden dadurch systematisch erfasst.
Das bekannteste Modell ist das Modell ISO 9001. In seiner ersten Ausgabe 1987 war es vor allem eine Norm für die produzierende Industrie. Die ISO 9001 wurde ein Erfolgsmodell, das über die produzierende Industrie hinaus auch von anderen Produktionsbetrieben und von Dienstleistungsunternehmen angenommen wurde.
Heute gibt es im Umfeld von Steuerberatungskanzleien maßgebliche Veränderungstendenzen (Stichwort „Digitalisierung“). Daneben gibt es aber auch Wettbewerbsveränderungen (z.B. Befugniserweiterungen für Selbständige Buchhalter), Veränderungen des Marktverhaltens (z.B. Kundenbindung, Kundenerwartungen) oder Veränderungen in der Arbeitsorganisation und Mitarbeiterqualifikation. Jede Veränderung stellt neue Herausforderungen an die Organisation und an das Management. Damit rückt auch die Einführung eines strukturierten Qualitätsmanagementsystems Steuerberatungskanzleien wieder vermehrt in den Mittelpunkt.
Das Verstehen und Steuern zusammenhängender Prozesse als ein System trägt zur Wirksamkeit und Effizienz einer Organisation beim Erreichen ihrer beabsichtigten Ergebnisse bei. Dieser Ansatz ermöglicht der Organisation, die Zusammenhänge und Wechselbeziehungen von Prozessen des Systems so zu steuern, dass die Gesamtleistung der Organisation verbessert werden kann.
Der prozessorientierte Ansatz umfasst die systematische Festlegung und Steuerung von Prozessen und deren Wechselwirkungen, so dass die angestrebten Ergebnisse mit der Qualitätspolitik und der strategischen Ausrichtung der Organisation übereinstimmen.
Risikobasiertes Denken
Risikobasiertes Denken ist zum Erreichen eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems unerlässlich. Das Konzept des risikobasierten Denkens war bereits in früheren Ausgaben dieser Internationalen Norm enthalten, z. B. mit der Umsetzung von Vorbeugungsmaßnahmen zur Abschaffung von 7 möglichen Nichtkonformitäten, der Analyse jeglicher auftretender Nichtkonformitäten und dem Ergreifen von Maßnahmen zum Verhindern des Wiederauftretens, die den Auswirkungen der Nichtkonformität angemessen sind.
Die Behandlung von sowohl Risiken, als auch Chancen bildet eine Grundlage für die Steigerung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, für das Erreichen verbesserter Ergebnisse und für das Vermeiden von negativen Auswirkungen.
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