Die Arbeit in Steuerberatungskanzleien ist in der Regel ein gemeinschaftlicher Verbund von Partnern (Steuerberatung), Sachbearbeiter:innen (Buchhaltung, Lohnverrechnung, Bilanzierung) und Verwaltungsmitarbeiter:innen (Kanzleiempfang, Sekretariat, etc.). Damit Sie in Ihrer Kanzlei die beste Dienstleistungsqualität anbieten können, müssen Sie auf einen Punkt besonders achten: die Kompetenz Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Kompetenz vs. Wissen
Kompetenz und Wissen hängen eng zusammen: Während Wissen die Gesamtheit aller Informationen, Kenntnisse und Fertigkeiten ist, bezieht sich Kompetenz auf die Fähigkeit, dieses Wissen auch anzuwenden, und zwar zur Erfüllung bestimmter Anforderungen, um beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen.
Um die Kompetenzen, die für eine bestimmte Position gefordert werden, festzulegen, müssen auch die Qualifikationen erhoben werden, die für diese Tätigkeiten notwendig sind. Der Begriff Qualifikation bezieht sich auf die formale Beurteilung, welche objektiven Standards zur Erfüllung der Tätigkeiten einer bestimmten Position notwendig sind. Kompetenz geht jedoch über die Qualifikation hinaus – sie bezieht auch die Fähigkeit mit ein, das Wissen und die Fertigkeiten anzuwenden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Ob ein Mitarbeiter die nötige Kompetenz für eine bestimmte Position mitbringt lässt sich oftmals schwer beurteilen. Dazu gibt es verschiedene Methoden, ausgehend von einfachen Beobachtungen über spezielle Kompetenztests bis hin zu Assessmentcenter Lösungen.
Maßnahmen zur Kompetenzförderung
Definieren Sie rollenbezogen die Kompetenzanforderungen in Ihrer Steuerberatungskanzlei. Legen Sie dazu folgende Anforderungskategorien fest:
- Formale Qualifikationen (Ausbildung)
- Reflexiver, selbstorganisierter Arbeitsstil (Wie finde ich heraus wie eine Aufgabe gelöst werden kann? Wie gebe ich mir selbst die richtigen Anweisungen zur Lösung? Wie stelle ich fest, ob ich alles richtig gemacht habe?)
- Soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit (Fähigkeit, sich mit anderen auseinanderzusetzen und zusammenzuarbeiten.)
Bewerten Sie Ihre Mitarbeiter auf Übereinstimmung mit den geforderten Kompetenzen in den jeweiligen Rollen. Mögliche Methoden können Sie anwenden:
- Formale Qualifikationsüberprüfung;
- Beobachtung;
- Einschätzung durch den Vorgesetzten;
- Stichprobenartige Arbeitsüberprüfungen;
- Mitarbeitergespräche.
Bei Neueinstellungen: Definieren Sie die Kompetenzanforderungen und inkludieren Sie diese in den Personalauswahlprozess.
Haben Sie Kompetenzdefizite festgestellt, dann initiieren Sie entsprechende Kompetenzbildungsmaßnahmen:
- Training on the Job;
- Coaching/Mentoring;
- Aus- und Weiterbildungsprogramme.
Dokumentieren Sie die Kompetenzanforderungen und die Kompetenzerfüllung durch Ihre Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Unterlagen von Aus- und Weiterbildungsprogrammen allen relevanten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.
Über den Autor
Mag. Matthias Bayr beschäftigt sich seit 2009 mit Prozessen und Organisationsstrukturen in Steuerberatungskanzleien.
Seit 2016 arbeitet Matthias Bayr eng mit dem IÖS - Institut Österreichischer Steuerberater im Bereich der Qualitätssicherung von Steuerberatungskanzleien zusammen. Matthias Bayr ist Autor der IÖS Qualitätssicherungsrichtline und Leiter der Seminarreihe zur Qualitätssicherung in Steuerberatungskanzleien beim IÖS.
