Strategie Archive

24. February 2023 — No Comments

IT: Der wichtige Faktor in der Steuerberatung

Die Steuerberatung ist neben der Kompetenz und dem Wissen ihrer Mitarbeiter:innen von einem weiteren Faktor stark abhängig – einer funktionierenden IT-Infrastruktur:

die Wertschöpfungsprozesse, also Buchhaltung, Lohnverrechnung, Steuererklärungen etc. sind fast durchwegs über Software-Systeme gesteuert;
der Austausch von Daten mit Klienten und Behörden erfolgt zunehmend elektronisch;
die Sicherung und Archivierung von Daten wird zunehmend mittels digitalen Dokumentenmanagement-Systemen bewerkstelligt.

Structure follows Strategy

Die Infrastruktur muss geeignet sein, um die Durchführung der Arbeitsprozesse zu gewährleisten. Insofern müssen sich Steuerberatererinnen und Steuerberater darüber im Klaren sein, wie sie arbeiten möchten. Darauf abgestimmt können Sie eine entsprechende IT-Infrastruktur mit passender Hard- und Software aufbauen.

7 Schritte zur IT-Optimierung

Da Sie der IT-Infrastruktur diese große Aufmerksamkeit schenken müssen, empfehle ich folgende Schritte, um sich einen Überblick von der aktuellen IT-Infrastruktur zu machen bzw. um eine passende zu beschaffen:

Legen Sie das von Ihnen gewünschte Dienstleistungsportfolio fest. Was wollen Sie in welcher Form anbieten?
Legen Sie Ihre Prozesse fest. Wie arbeiten Sie?
Analysieren Sie Ihre aktuelle IT-Infrastruktur.
Bietet die vorhandene IT die nötigen Funktionen, um Ihre Prozesse abzubilden?
Kann neue IT mit den vorhandenen Ressourcen beschaff t, gewartet und bedient werden?
Ist es sinnvoll Informationstechnik und Prozesse eventuell auszulagern?
Erstellen Sie Sicherungskonzepte für Ihre Daten.
Schützen Sie Ihre Kanzlei vor (unerwünschten) Zugriff en von außen.
Erstellen Sie eine Hardware-Liste, insbesondere, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter auch außerhalb der Kanzlei arbeiten.
Installieren Sie ein Verschlüsselungskonzept für Ihre Daten, um sie vor Missbrauch und Diebstahl zu schützen.

Diese Schritte helfen Ihnen, Ihre Informationstechnik-Infrakstruktur zu optimieren, damit Sie für Ihre Aufgaben bestmöglich gerüstet sind.

Über den Autor

Mag. Matthias Bayr beschäftigt sich seit 2009 mit Prozessen und Organisationsstrukturen in Steuerberatungskanzleien.

Seit 2016 arbeitet Matthias Bayr eng mit dem IÖS - Institut Österreichischer Steuerberater im Bereich der Qualitätssicherung von Steuerberatungskanzleien zusammen. Matthias Bayr ist Autor der IÖS Qualitätssicherungsrichtline und Leiter der Seminarreihe zur Qualitätssicherung in Steuerberatungskanzleien beim IÖS.

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Tags: Informationstechnologie, ISO 9001:2015, IT, Qualität, Qualitätsmangement, Recruiting, Steuerberater, Steuerberatung, Strategie

24. February 2023 — No Comments

Mitarbeitergewinnung in der Steuerberatung

Die Mitarbeitergewinnung für Steuerberatungen ist in den letzten Jahren eine echte Herausforderung geworden, da es eine hohe Nachfrage nach Fachkräften in diesem Bereich gibt.

Wie kann ich neue Mitarbeiter finden und an mein Unternehmen binden?

Hier sind einige Tipps, die bei der Mitarbeitergewinnung für Steuerberatungen hilfreich sein können:

Stellenanzeigen: Schreiben Sie ansprechende Stellenanzeigen und stellen Sie sicher, dass die Anforderungen und Erwartungen klar und präzise formuliert sind. Geben Sie detaillierte Informationen über das Unternehmen und die Position, einschließlich der Vergütung und der Vorteile.
Online-Präsenz: Stellen Sie sicher, dass Ihre Steuerberatungskanzlei online präsent ist, um potenzielle Mitarbeiter zu erreichen. Veröffentlichen Sie Stellenangebote auf Jobbörsen und Karriereseiten und nutzen Sie Social-Media-Kanäle wie LinkedIn, um Ihre Reichweite zu erhöhen.
Karrieremessen: Nehmen Sie an Karrieremessen und Recruiting-Events teil, um potenzielle Mitarbeiter zu treffen und ihnen die Gelegenheit zu geben, Ihre Kanzlei kennenzulernen.
Mitarbeiterempfehlungen: Nutzen Sie die Netzwerke Ihrer bestehenden Mitarbeiter und bieten Sie Anreize für Mitarbeiterempfehlungen. Dies kann dazu beitragen, talentierte Fachkräfte zu gewinnen, die bereits von Ihren Mitarbeitern empfohlen wurden.
Ausbildung und Schulungen: Bieten Sie Ausbildungsmöglichkeiten und Schulungen für Mitarbeiter an, um ihre Fähigkeiten und Kenntnisse zu erweitern. Dies kann dazu beitragen, Mitarbeiter langfristig an die Kanzlei zu binden und ihre Karrieremöglichkeiten zu verbessern.
Arbeitsbedingungen: Schaffen Sie eine angenehme Arbeitsumgebung und bieten Sie flexible Arbeitsbedingungen, um potenzielle Mitarbeiter anzuziehen. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und Freizeitausgleich können dazu beitragen, die Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter zu verbessern.
Gehälter und Zusatzleistungen: Bieten Sie wettbewerbsfähige Gehälter und Zusatzleistungen an, um Mitarbeiter anzuziehen und zu halten. Dazu können zum Beispiel betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterrabatte oder Firmenwagen gehören.

Indem Sie diese Tipps befolgen, können Sie potenzielle Mitarbeiter:innen für Ihre Steuerberatungskanzlei gewinnen und langfristig binden. Es ist besonders wichtig, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und die Bedürfnisse und Erwartungen potenzieller Mitarbeiter:innen zu verstehen.

Über den Autor

Mag. Matthias Bayr beschäftigt sich seit 2009 mit Prozessen und Organisationsstrukturen in Steuerberatungskanzleien.

Seit 2016 arbeitet Matthias Bayr eng mit dem IÖS - Institut Österreichischer Steuerberater im Bereich der Qualitätssicherung von Steuerberatungskanzleien zusammen. Matthias Bayr ist Autor der IÖS Qualitätssicherungsrichtline und Leiter der Seminarreihe zur Qualitätssicherung in Steuerberatungskanzleien beim IÖS.

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Tags: ISO 9001:2015, Mitarbeiter, Mitarbeitergewinnung, Qualität, Qualitätsmangement, Recruiting, Steuerberater, Steuerberatung, Strategie

24. February 2023 — No Comments

Risiko? Nein Danke. Risikomanagement in Steuerberatungen

Das Verhindern von Risiken ist in unserem täglichen Leben allgegenwärtig. So sollte es auch in unserem täglichen Kanzleileben sein. (IT-)Prozesse werden komplexer, Arbeitsprozesse werden umfangreicher. Dadurch steigt aber auch die Fehleranfälligkeit und somit die Gefahr, ein Risiko durch falsche Informationen oder unzureichende Bedienkenntnisse einzugehen. Risikomanagement ist gefragt.

Wie kann ich (systematisch) Risiken minimieren?

Grundsätzlich sind Unternehmen am erfolgreichsten, wenn sie systematisch Chancen erkennen und diese auch aufgreifen, also zum Beispiel neue Technologien einsetzen, neue Geschäftsbereiche erschließen, etc. Meist sind mit den Chancen jedoch auch Risiken verbunden. Diese Risiken gilt es zu verstehen, zu bewerten und entsprechende Maßnahmen zu setzen, um sie bestmöglich zu beherrschen.

4 Stufen zur Risikominimierung in meiner Kanzlei

Das Ziel der Risikominimierung ist im Grunde die systematische Identifikation und Bewältigung möglicher Risiken. Dabei können wir folgendermaßen vorgehen:

Führen Sie einen Risikoscan durch. Durchleuchten Sie in einem Brainstorming Ihre operativen und strategischen Geschäftsbereiche und identifizieren Sie möglichst alle Risiken. Das Ergebnis können Sie zum Beispiel als Liste darstellen.
Bewerten Sie die identifizierten Risiken nach ihren Auswirkungen, also nach dem möglichen Schadensausmaß. Bewerten Sie zusätzlich die Risiken auch nach der Eintrittswahrscheinlichkeit. Ihre Risikoübersicht wird dadurch erweitert und gewichtet.
Definieren Sie die kritische Punkteanzahl, bei der Sie entsprechende Maßnahmen zur Risikovermeidung bzw. zur Risikoüberwachung einleiten.
Setzen Sie die Maßnahmen durch, die die Risiken auf das für Ihre Steuerberatungskanzlei akzeptierbare Maß senken.

Wesentlich für ein Unternehmen ist vor allem, dass das risikobasierte Denken bei den Entscheidungsträgern, also in der Regel bei den Eigentümern und Partnern einer Steuerberatungskanzlei, verankert wird.

Die Qualität unserer Dienstleistungen unterstützt auch sehr stark die Risikominimierung unserer Klienten. Ein effektives Risikomanagement in der eigenen Kanzlei ist somit auch ein sehr gutes Verkaufsargument für unsere Leistungen.

Über den Autor

Mag. Matthias Bayr beschäftigt sich seit 2009 mit Prozessen und Organisationsstrukturen in Steuerberatungskanzleien.

Seit 2016 arbeitet Matthias Bayr eng mit dem IÖS - Institut Österreichischer Steuerberater im Bereich der Qualitätssicherung von Steuerberatungskanzleien zusammen. Matthias Bayr ist Autor der IÖS Qualitätssicherungsrichtline und Leiter der Seminarreihe zur Qualitätssicherung in Steuerberatungskanzleien beim IÖS.

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Tags: ISO 9001:2015, Qualität, Qualitätsmangement, Risikomamagement, Steuerberater, Steuerberatung, Strategie

22. February 2023 — No Comments

Qualität darf nicht nur ein Schlagwort sein

In der Steuerberatung sind wir gewohnt, eine hohe Qualität bei der Ausführung unserer Leistungen zu liefern. Andernfalls könnten wir unserer Berufung nicht nachgehen. Und zum Glück leben das Bewusstsein für Qualität viele unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit. Doch was können wir tun, wenn einzelne Mitarbeiter nicht qualitätsorientiert arbeiten, so wie es für die Steuerberatung notwendig ist?

Für die Qualität einer Steuerberatungskanzlei ist es äußerst bedeutend, dass sich alle Mitarbeiter der Qualitätsanforderungen bewusst sind und entsprechend handeln. Dies beinhaltet einerseits die Erfüllung der Qualitätsziele, anderseits auch den Beitrag jedes Einzelnen zur Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter auch ein Bewusstsein dazu entwickeln, welche Folgen die Nichterfüllung der Anforderungen mit sich bringt.

Kriterien für gelebtes Qualitätsbewusstsein

Folgende Fragestellungen können Ihnen helfen, den Grad des Qualitätsbewusstseins Ihrer Mitarbeiter einzuschätzen:

Behandeln Ihre Mitarbeiter Ihre Klienten und das Klienteneigentum so, wie sie es selbst auch erwarten würden?
Kennen und verstehen Ihre Mitarbeiter die Klienten und deren Anforderungen und Wünsche?
Können Ihre Mitarbeiter die Folgen eventueller Fehlleistungen für den Klienten nachvollziehen?
Inwieweit ist Ihren Mitarbeitern klar, dass sie in erster Linie für Ihre Klienten und erst in zweiter Linie für ihren Arbeitgeber tätig sind?
Wissen Ihre Mitarbeiter, welche Vorteile Leistungsverbesserungen (für sie selbst und für die Steuerberatung) mit sich bringen?
Können Ihre Mitarbeiter den eigenen Beitrag dem Gesamtergebnis zuordnen?

Wie kann ich ein Bewusstsein für Qualität entwickeln?

Durch einfache Schulungen oder Ausbildungen ist die Förderung von Qualitätsbewusstsein nur selten umzusetzen. Der Lernprozess muss hier tiefer gehen, damit Bewusstsein für eine bestimmte Sache wirklich verankert und mit gewünschten Verhaltensmustern besetzt wird.

Führungskräfte haben dabei eine besondere Vorbildfunktion. Der Erfolg des Qualitätsmanagementsystems in der Steuerberatungskanzlei ist eng daran gebunden, dass Führungskräfte die Anforderungen aus dem Qualitätsmanagementsystem selbst erfüllen. Darüber hinaus ist es besonders wichtig, dass Führungskräfte Ergebnisse bezüglich der Anwendung des Qualitätsmanagementsystems von ihren Mitarbeitern einfordern.

Diese Punkte können Ihnen helfen, das Bewusstsein für Qualität in Ihrer Kanzlei zu fördern:

Stellen Sie Ihr Leitbild und Ihre Qualitätsziele allen Mitarbeitern zur Verfügung
Stellen Sie die Erläuterung der Qualitätsziele bei den Mitarbeitergesprächen in den Mittelpunkt
Geben Sie Ihren Mitarbeitern Feedback zur Qualität der Arbeitsleistung
Etablieren Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
Lassen Sie Ihre Klienten zur Qualität der Leistungen direkt zu Ihren Mitarbeitern sprechen

Über den Autor

Mag. Matthias Bayr beschäftigt sich seit 2009 mit Prozessen und Organisationsstrukturen in Steuerberatungskanzleien.

Seit 2016 arbeitet Matthias Bayr eng mit dem IÖS - Institut Österreichischer Steuerberater im Bereich der Qualitätssicherung von Steuerberatungskanzleien zusammen. Matthias Bayr ist Autor der IÖS Qualitätssicherungsrichtline und Leiter der Seminarreihe zur Qualitätssicherung in Steuerberatungskanzleien beim IÖS.

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Tags: ISO 9001:2015, Qualität, Qualitätsmangement, Steuerberater, Steuerberatung, Strategie, Ziele

21. February 2023 — No Comments

Ohne Ziele keine Strategie. Ohne Strategie kein Erfolg.

In der strategischen Ausrichtung eines Unternehmens ist das Setzen von Zielen besonders wichtig, um erfolgreich zu sein. Nichts anderes ist es in Berufsstand der Steuerberatung. Ohne Ziele und Strategie gibt es auch keinen (nachhaltigen) Erfolg. Doch welche Ziele sollen sich Steuerberatungskanzleien setzen? Und warum braucht es die sogenannten Qualitätsziele?

Qualitätsstandards sind unter den Steuerberaterinnen und Steuerberatern allgegenwärtig. Wie können Sie nun Qualitätsziele definieren und einführen? Qualitätsziele sollen zum einen für die Erhöhung der Klientenzufriedenheit relevant sein. Zum anderen sollen sie auch dokumentieren und in der gesamten Organisation vermittelt werden, damit sie die Mitarbeiter:innen in der gesamten Organisation verinnerlichen.

Ziele stehen dabei im Einklang mit der Qualitätspolitik der Steuerberatungskanzlei, das heißt, sie sollen den übergeordneten Unternehmenszielen dienlich sein. Sie müssen dabei auch für die Konformität der Dienstleistungen und für die Erhöhung der Klientenzufriedenheit relevant sein.

Was passiert, wenn wir keine Ziele und Strategie definieren?

Die Bedeutung der jeweiligen Zielvorgaben und Ziele müssen wir uns vor allem durch folgende Gegenfrage vergegenwärtigen: „Was passiert, wenn wir das nicht tun?“

Folgende Fragen sollten wir uns regelmäßig stellen, um unsere Ziele definieren zu können:

Folgende Fragen sollten wir uns regelmäßig stellen, um unsere Ziele definieren zu können

Geplantes Wachstum

Welches Wachstum (welcher Umsatz) streben wir kurz-, mittel- und langfristig an?
Auf welche Gruppen von Klienten wollen wir uns schwerpunktmäßig konzentrieren?
Welche Branchen sind für uns erfolgsversprechend (und welche im Gegenteil eher gefährdet) und auf welche (davon) wollen wir uns bei Klienten und dem eigenen Fachwissen stärker konzentrieren?
Welche Qualitätsstandards wollen wir bei uns und unseren Mitarbeitern erreichen?
Welche wesentlichen Veränderungen und Innovationen sind in unserer Steuerberatungskanzlei erforderlich?

Leistungspalette

Welche Dienstleistungen und welche Beratungsprodukte wollen wir in Zukunft anbieten?
Welche Dienstleistungen verlangen unsere derzeitigen Klienten und unsere bevorzugten Zielgruppen in Zukunft?

Kommunikation und Information

Wie und wodurch können wir eine effektive interne Kommunikation und Informationen an unsere Mitarbeiter sichern (Besprechungen, schriftliche Unterlagen, Intranet)?
Wie können wir die externe Kommunikation und Informationen an unsere Klienten, Behörden und andere Stakeholder gestalten?
Wie soll unser Kanzleimarketing (Broschüren, Website, Corporate Identity, Logo, Veranstaltungen, Auftreten nach außen) in Zukunft gestaltet sein?

Qualitätssicherung

Wie stellen wir sicher, dass die Qualität unserer erbrachten Leistungen, unsere Arbeitsabläufe und Serviceleistungen sowohl aus der Sicht der Klienten als auch aus unserer eigenen Sicht ausreichend und angemessen ist oder möglichst sogar noch die Erwartungen unserer Klienten übertrifft?

Personalpolitik

Wie fördern wir Teamgeist und Zusammenarbeit unserer Mitarbeiter?
Wie können wir Motivation und Loyalität unserer qualifizierten Mitarbeiter langfristig festigen?
Wie beteiligen wir Mitarbeiter am Ergebnis der Zielerreichung?
Wie setzen wir Entscheidungen durch die Kanzleileitung durch?

Private Ziele der Inhaber:innen

In welchem zeitlichen Ausmaß wollen die Kanzleileiter künftig tätig sein. Ist eine zeitliche oder sachliche Einschränkung geplant?
Welche Konzepte für eine Nachfolgeregelung bestehen?

Die Umsetzung dieser Punkte ist für jede Steuerberatungskanzlei eine herausfordernde Aufgabe. Um wirksame und gleichzeitig realistische Ziele zu finden, bedarf es einer sehr tiefgreifenden Auseinandersetzung mit der strategischen Ausrichtung und dem Aufbau der Organisation. Doch sobald wir uns die Gegenfrage stellen, „Was passiert, wenn wir das nicht tun?“, wissen wir, dass wir handeln und uns intensiv mit unseren Qualitätszielen beschäftigen müssen.

Über den Autor

Mag. Matthias Bayr beschäftigt sich seit 2009 mit Prozessen und Organisationsstrukturen in Steuerberatungskanzleien.

Seit 2016 arbeitet Matthias Bayr eng mit dem IÖS - Institut Österreichischer Steuerberater im Bereich der Qualitätssicherung von Steuerberatungskanzleien zusammen. Matthias Bayr ist Autor der IÖS Qualitätssicherungsrichtline und Leiter der Seminarreihe zur Qualitätssicherung in Steuerberatungskanzleien beim IÖS.

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Tags: ISO 9001:2015, Qualität, Qualitätsmangement, Steuerberater, Steuerberatung, Strategie, Ziele